Как правильно распределить свое время в бизнесе


Помните наивную историю из детства — сказку Евгения Шварца «О потерянном времени»? Третьеклассник, который все откладывал «на потом», постоянно отставал и опаздывал, вдруг превратился в старика…

Детство прошло, вера в злых волшебников, отбирающих время, безвозвратно улетучилась, а мы никак не можем понять: куда же все-таки оно девается, почему мы ничего не успеваем и кто или что постоянно отнимает наше время? Ответить на эти вопросы пытаются специалисты по тайм-менеджменту (time management), занимающиеся проблемами, которые приобретают сегодня все большую актуальность, — планирование времени, создание сценариев жизни, при которых время работает на человека.

Беги быстрее,чтобы остаться на одном месте

Согласно последним исследованиям, до 90% работающих людей жалуются на не­хватку времени. Действительно, темп жиз­ни постоянно ускоряется, и если хочешь выжить в мире бизнеса, необходимо уве­личивать и свой собственный темп. Каза­лось бы,все логично и обосновано,однако попробуйте честно ответить на вопрос, все­гда ли часы, проведенные вами за работой, соответствуют рабочим часам? Как показа­ли результаты проведенного корпорацией Microsoft исследования, до 30% рабочего времени используется неэффективно (средняя рабочая неделя в мире составля­ет 45 часов, но 17 из них тратится впустую). На что же уходят эти часы? Вариантов мно­го, но можно отметить наиболее распро­страненные.







1. Неэффективные встречи и собрания, на которые в неделю уходит в среднем пять-шесть часов. (Еще вопросы для самопровер­ки: сколько времени вы каждый раз теряете из-за того, что планируемые встречи начинаются позже и сильно за­тягиваются; как часто приходится сидеть на собраниях, в которых нужная для вас ин­формация занимает пять-десять минут?)

2. Непродуктивное общение: сколько и о чем вы говорите по телефону, часто ли вас отрывают коллеги и действительно ли по важным причинам?

3. Отсутствие ясности в работе: нечетко сформулированные задачи, туманно опре­деленные приоритеты значительно снижа­ют продуктивность профессиональной деятельности

4. Откладывание на потом: неприятные и сложные дела все равно приходится вы­полнять, однако оттягивание порой приво­дит к необходимости потратить на них больше времени и сил.

5. Неумение (или нежелание) делегиро­вать полномочия: действительно ли кроме вас никто не может это сделать; действи­тельно ли вам не нужна помощь коллег? Кроме перечисленных, каждый сможет на­звать еще не одну причину, по которой око­ло трети рабочего времени становится не­продуктивным.

При этом ведь и на себя, на свою личную жизнь и отдых остается все меньше и меньше времени. И получается, что при всей занятости и загруженности мы оказываемся банкротами времени, неспо­собными поддерживать баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью, неумеющими эффективно органи­зовать и использовать свое рабочее время. На традиционный вопрос, что же делать, можно ответить, используя исследования и наработки психологов, социологов и спе­циалистов по тайм-менеджменту.

  • Во-первых, научитесь определять цель (т.е. понимать, чего вы хотите) и создавать об­раз успеха.
  • Во-вторых, грамотно планируйте время, составляя расписания на день, неделю, ме­сяц, списки важных дел в перспективе.
  • В-третьих, поймите, почему порой «тянете резину», и постарайтесь преодолеть возни­кающие преграды.
  • В-четвертых, будучи к себе требовательным, позвольте себе быть и несовершенным. При этом стоит помнить, что, как отмечают специалисты, наиболее продуктивные ра­ботники в любой области деятельности склонны работать меньше и отдыхать больше, чем трудоголики.